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《人事考課とフィードバック》

 人事考課制度の運用において、フィードバックはとても大切なことです。今日は【ジョハリの窓】の視点で考えてみましょう。

【ジョハリの窓】の考え方は、コミュニケーション研修でよく取り上げられていますが、ポイントは次の三点に要約されます。

1 周知の私・・・・・・自分も他人もよく知っている・理解している私《他人と共有している》
2 秘密の私・・・・・・自分は知っているが他人は知らない私《他人に隠している》
3 見えてない私・・・・自分では気づいてないが他人が知っている私《他人には見えている》

 コミュニケーションの研修では、1の周知の私の部分が少ないと支障が出るので1の周知の私の拡大を勧めています。(自己開示・フィードバックの相互コミュニケーションで拡大できます。)

 人事考課制度では、ますは自己評価からスタートしますが、この場合には主観的な評価ということになります。(【ジョハリの窓】2の秘密の私に近いと思います。)
次は、通常上司が1次評価者として他者の視点で評価します。(【ジョハリの窓】3の見えていない私に近いと思います。) 

 人事考課制度の一つの目的としては、上司と部下がお互い理解し合うことですから、自己評価に対して客観的他者の視点から《フィードバック》を繰り返して、【ジョハリの窓】1の周知の私を拡げることが重要となります。

 フィードバックのテクニックに磨きをかけることも大切ですが、評価しっぱなしではなくて《部下としっかり向き合って》フィードバックをしてみてはいかがでしょうか!

 風とおしの良い職場になると思います。 

《超基本人事考課制度》

 新年度がスタートしました。今日は人事考課制度についてシンプルに書いてみたいと思います。

【何を評価するのか】
※ 仕事への取り組み姿勢
※ 能力の発揮度
※ 目標の達成度(結果・成果)
   考課シートに落し込むことになると思います。

【目標設定とプロセスコントロール】 
※ 問題・課題の整理
※ 解決に向けての目標設定
※ 具体的行動計画
   ショートタイムチェックのマネジメント

 目標を設定し、結果・成果を求めて進んでいくことになりますが、結果が出てから手を打ってもタイミング的にズレている(遅い)ということに気づかなければならないと思います。重要なのは結果がでる前(プロセス行動)に集中することです。

 『行動が変われば結果が変わる』実にシンプルです。

《バビロンの大富豪》

 最近『バビロンの大富豪』という本を読みました。

 ずいぶん以前に出版されている本のようですが、私は最近知りました。

 数千年前に栄えたとても豊かな国だったそうですが、裕福になった理由が書いてあります。

 当時バビロンにいた“アルカド”という賢者が国民に富める方法を教えているのです。その考え方が色々と書いてあるのですが、私が印象に残ったことが二つあります。

 その一つ目の教えは【収入の10分の1は貯蓄しましょう】ということです。とてもシンプルで解りやすいですね。収入以上に使ってしまうから問題が起きるのです。付け加えると、収入の1割を節約して生活しても従前と生活の質はほとんど変わらない、と書いてありました。

 2つ目の教えは【チャンスは皆に平等に与えられているから確実につかみましょう】ということです。チャンスの平等・結果の平等という表現がありますが、人事考課制度もチャンスの平等を柱にしているものと考えます。頑張った人・普通の人・少し足りなかった人、皆一律一緒という考え方が、結果の平等ということになるのでしょうが、これでは働く者たちの意欲はどうでしょう!人事制度の目的の一つに、頑張った人に報いるということがあります。まずは、頑張った人・普通の人・足りなかった人の確認を確実に実施することが大切になるのではないでしょうか。

 人事考課の時期なので感じたことを書いてみました。

 

《人事考課の時期ですね》

 3月の年度末になりました。決算・予算編成・人事考課と多忙な日々をおくられていることと思います。 

 今日は、人事考課のポイントを確認しておきましょう。

【人事考課の期間】
 例えば、昨年10月から今年の3月までの半年、というように。
 2年前の強く印象に残る出来事に引きずられないように注意してください。
【発揮能力で評価】
 保持能力ではなくて、発揮能力を評価するようにしてください。人は、潜在的に高い能力や可能性を持っています。重要なことは顕在化された能力、成果とか結果を確認して評価したいものです。
 【先入観を捨てる】
 人は思い込みを持っています。先入観・決めつけ・思い込みを捨てて【事実】を評価しましょう。

 たくさん書いても頭に入らないので、3つに絞ってみました。

 最後に人事考課のポイントは《部下のモニタリング》と《部下の行動記録メモ》だと思います。この時期に慌てないように、部下の良かった点・気になった点を日常的にメモに取る習慣を身につけたいものですね。

 

《人事考課エラー》

 今日は、人事考課エラーについて考えてみたいと思います。

 人事考課の際に留意しなければいけないポイントが何点かありますが、考課エラーに関連してきますので並行して記載します。

 【入手容易性バイアス】
 特に生々しい印象を受けたものや最近起こった出来事は、鮮明に記憶に残るということですが、入手容易性バイアスによって二年前に起きた強烈な出来事(プラスやマイナス両面がある)や直近の出来事の影響を考課の際に受けやすいといったエラーがあります。考課期間は(半年とか1年間)決まっていますから、その期間内の出来事を評価しなければなりません。

 【確証バイアス】
 情報は客観的に収集されると仮定しているが、先入観とか思い込みによって自分の信じる情報に対して過度の重きを置く一方、矛盾する情報は軽視するということです。

 人事考課で大切なことは、具体的な行動・事実を評価することですが、そのためには【部下のモニタリング】が重要になります。

 お勧めしていることは【職務行動記録簿】を丁寧に記入するということです。
 

《評価尺度》

 目標管理制度を運用していると《評価尺度》という問題が時々起きます。通常目標を設定して、プロセスを実行計画書に落とし込んで結果を評価するということになると思いますが、この場合に【事前に100点レベルの確認】が必要になる、ということです。

 例えば、目標を【クレーム0】と設定します。仮に前期のクレーム発生数は10件だったとします。こういった場合に、0~3件で100点  4~6件で90点  7~9件で80点といった具合に決めるということです。

 ここで難しいのは『評価尺度』のさじ加減です。評価尺度が厳しすぎて、どんなに現場が頑張っても“0点”しか取れないようでは、現場は最初からやる気を失います。

 評価尺度だけは、リーダーがしっかりチェックしてから進んでください。

 下期が、10月からスタートします。参考になれば幸いです。

《人事考課・レベル3の確認》

 このブログでも、時々ふれています【人事考課・レベル3】について考えてみたいと思います。

 一般的に使用されている人事考課シートは
※考課要素    管理能力 量的実績 規律性 協調性等
※等級別ウエイト 各等級ごとにウエイト調整を行う
※評価内容    考課要素ごとに5段階レベルを文章で表現している

 まずは被考課者が、考課要素ごとに表現された評価内容を読んで自分の主観でレベル1~5を選択し自己評価します。次に同じような手順で上司が考課要素ごとに部下のレベルを1~5のいずれかを選択して他者評価します。問題は、文章で表現された評価内容を読んだ時の各人の理解の差が出るということです。いわゆる【考課エラー】甘・辛とか考課ギャップと呼ばれるものです。悩ましいです。でも、人間だから必ず起きるのです。

 これといったうまい対策が中々見つからないのですが、私は考課要素ごとにレベル3(普通)を考課者に考えて貰うようにしています。そうすると、レベル3の指標とかチェックリストとか思ってもいなかった資料が出来てきたりして、とても勉強になることがあります。

 9月は、上期の人事考課の時期ですね。我が社の【人事考課レベル3】を考えてみる良い機会かもしれません。チャレンジしてみては! 

 

 

《人事考課3レベル》

 このブログを読んでいる方々には、人事考課制度を運用し人事考課に日々頭を悩ませている人もいることと思います。

 人事考課者トレーニングで確認していることについて少しふれてみましょう。

 人事考課者トレーニングは、一般的には次のようなプログラムで進めています。(2~3時間程度)

1 人事考課制度の目的
2 目標を持つことの意味
3 考課エラー
4 考課要素ごとの5段階中3のレベルは?

 特に難しいのが、4番目の3レベル(普通)の確認です。研修時間内では、中々まとまらないことが多くて宿題にしたりしています。各部署ごとに箇条書きにしたり、チェックリスト方式にまとめたりと色々な形式で出てきますが、私にとっては、大変勉強になる貴重な時間なのです。このレベル3の目線合わせば、人事考課制度運用にあたっては大変重要なポイントと考えています。

 定期的に確認作業が必要かもしれませんね!

《人事考課制度導入の目的》

 四月に酒田市内を散策していると、とある“布団や”さんの玄関辺りが赤白の垂れ幕で飾られているのに目がいきました。気になったので近づいて行って“よーく見たら”こんな風な看板が立っていました。

 『お陰様で100周年を迎えることが出来ました』・・・・・・。私は60歳になりましたが、私より40歳も先輩であることにちょっと感動を覚えて帰ってきたという出来事です。

 私の仕事は、組織とか人事制度のコンサルティングが中心です。目的としていることは《組織の永続》になります。私の関与する組織が、布団やさんのように、100年、200年と存続していることを日々願いながら業務に励んでいます。

 そこで、“組織が永続”するためにはどのような人材が求められるのでしょうか!私の仮説ですが、【自ら考え・自ら行動できる人材】が組織の永続を支えるのではないでしょうか。組織の60%~70%は【指示待ち人材】といわれています。この場合には、指示されたことは一生懸命にやりますから、半分は出来ていることにことになります。不足しているのは、批判的な視点です。指示・命令を無批判で受け入れるのではなくて、批判的な視点で考えてみるということです。

 もう少し具体的に言えば【提案・代案】が出せることだと思います。ただ、批判だけするのは【評論家】です。業務改善等考えながら仕事に励んでほしいものです。

《人事考課運用の課題》

 三月~五月にかけてのこの時期は、人事考課制度運用のために“考課者トレーニング”を実施する機会が多いです。今回は、人事考課シートの点数化を中心にした研修が多かったのですが、色々な問題・課題が出ています。

 弊社で提案している“人事考課シート”は、一部の考課項目を別紙チェックリストにして点数化する形式のものになります。問題点は、チェックリストのない考課項目のレベル3(5段階評価の場合)の基準が明確になっていないということです。例えば、【量的実績】の考課項目で、どの程度の量ができたらレベル3なのか、といったようなケースです。

 研修では解決できず宿題としました。社内における評価基準(レベル3)を明確にするために、一度社内の考課者を中心に検討していただき、来月再度考課者トレーニングで協議します。

 頭を悩ませるようなことに出会いますが、刺激的で楽しいです。“脳は若返る”にも書いてあるように、問題を投げかけて考えてもらうことは大事なことなんでしょうね!